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Offre d'emploi #20853
Adjoint administratif/adjointe administrative
Palmarolle
Employeur
Municipalité de Palmarolle
Type d'offre
Emploi
Industrie
Soutien administratif
Titre d'emploi
Adjoint administratif/adjointe administrative
Titre d'emploi à l'interne
Adjoint(e) administratif(ive) et archiviste
Poste(s) à combler
1
Postuler avant
1 sep 2026
Façon de postuler
Courriel
Courriel pour les candidatures
Précisions additionnelles
Faites parvenir votre candidature par courriel à l'adresse mentionnée ci-dessus.
Principales fonctions
Sous l'autorité de la Directrice Générale, la personne titulaire du poste assure un double mandat :
- Agir à titre de première ligne d'accueil de la population et des visiteurs au bureau municipal, incluant la gestion des communications numériques de la Municipalité (site Internet et médias sociaux)
- Est responsable de la gestion, de l'organisation et de la conservation des documents et archives de la Municipalité.
Ce poste combine des tâches de service à la clientèle, de communication et des tâches techniques liées à la gestion documentaire, dans le respect des lois et règlements applicables aux municipalités du Québec.
Principales responsabilités :
Volet accueil et service à la clientèle
- Agir à titre de première ligne d'accueil de la population et des visiteurs au bureau municipal, incluant la gestion des communications numériques de la Municipalité (site Internet et médias sociaux)
- Est responsable de la gestion, de l'organisation et de la conservation des documents et archives de la Municipalité.
Ce poste combine des tâches de service à la clientèle, de communication et des tâches techniques liées à la gestion documentaire, dans le respect des lois et règlements applicables aux municipalités du Québec.
Principales responsabilités :
Volet accueil et service à la clientèle
- Accueillir les citoyens, visiteurs et fournisseurs, en personne, au téléphone et par courriel, et les diriger vers la ressource ou le service approprié.
- Répondre aux demandes d'information générale concernant les services municipaux, les règlements et les procédures administratives.
- Recevoir les paiements de taxes municipales et effectuer les transactions de caisse selon les procédures établies.
- Gérer les inscriptions et les abonnements à la salle d'entraînement municipale.
- Offrir l'ensemble des autres services aux citoyens rendus au bureau municipal (permis, locations de salles, etc.).
- Recevoir, traiter et acheminer le courrier et les colis destinés à la Municipalité.
- Effectuer diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif pour les autres services (rédaction, mise en page, photocopies, classement courant).
- Assurer la prise de réservations pour les salles et infrastructures municipales, le cas échéant.
- Mettre à jour le contenu du site Internet de la Municipalité (avis publics, actualités, pages d'information, etc.).
- Gérer et animer la page Facebook officielle de la Municipalité.
- Créer du contenu pour les réseaux sociaux (publications, photos, annonces d'événements et de services aux citoyens).
- Élaborer, mettre à jour et appliquer le calendrier de conservation des documents, conformément à la Loi sur les archives.
- Classer, indexer, cataloguer et conserver les documents actifs, semi-actifs et inactifs de la Municipalité selon un plan de classification uniforme.
- Coordonner le transfert, l'entreposage et l'élimination sécuritaire des documents en fin de cycle de vie, dans le respect des délais de conservation.
- Assurer la numérisation et l'indexation des documents municipaux (résolutions, règlements, procès verbaux, dossiers d'employés, plans, etc.).
- Répondre aux demandes d'accès à l'information et de consultation d'archives, en collaboration avec la direction générale, dans le respect de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- Conseiller les différents services municipaux sur les bonnes pratiques de gestion documentaire et sur l'utilisation des outils de classement.
- Participer à la mise en valeur du patrimoine documentaire et historique de la Municipalité (photos, documents anciens, etc.), le cas échéant.
- Voir à la sécurité, à la confidentialité et à l'intégrité des documents et renseignements personnels contenus dans les archives.
- Toute autre tâche connexe demandée par la direction générale.
Lieu de travail
Région
Abitibi-Témiscamingue
Adresse
499, route 393
Palmarolle, Québec, J0Z 3C0
Palmarolle, Québec, J0Z 3C0
Salaire et autres conditions de travail
Type de salaire
Selon expérience
Salaire offert
De 21,66 $ à 26,47 $
Heures par sem.
35
Conditions diverses
CONDITIONS DE TRAVAIL :
• Poste régulier à temps plein, 35 heures par semaine;
• Horaire principalement de jour, du lundi au vendredi, selon les heures d'ouverture du bureau municipal;
• Rémunération et avantages sociaux selon la politique salariale et les conditions de travail en vigueur à la Municipalité de Palmarolle;
• Possibilité ponctuelle de manipulation de boîtes et de documents (charges légères) lors des travaux de classement et d'archivage.
• Poste régulier à temps plein, 35 heures par semaine;
• Horaire principalement de jour, du lundi au vendredi, selon les heures d'ouverture du bureau municipal;
• Rémunération et avantages sociaux selon la politique salariale et les conditions de travail en vigueur à la Municipalité de Palmarolle;
• Possibilité ponctuelle de manipulation de boîtes et de documents (charges légères) lors des travaux de classement et d'archivage.
Statut d'emploi
Permanent
Occupation
Temps plein
Horaire de travail
Jour
Date de début d'emploi
2 septembre 2026
Exigences
Niveau d'éducation requis
Secondaire
Diplôme requis
DES
Statut
Terminé
Expérience requise
Un atout
Compétences recherchées
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS :
Scolarité :
• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation, en archivistique ou dans une discipline pertinente, un atout;
• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat combiné à une expérience pertinente en gestion documentaire pourra être considéré, un atout;
• Diplômes d’études secondaires (DES), obligatoire.
Expérience :
• Expérience minimale de 1 à 2 ans dans un poste combinant accueil/service à la clientèle et gestion de documents ou d'archives;
• Expérience en milieu municipal, un atout.
Connaissances et habiletés :
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire;
• Aisance avec les réseaux sociaux (Facebook) et les outils de mise à jour de site Internet (aucune connaissance en programmation requise);
• Connaissance des principes d'archivistique et des règles de conservation applicables au milieu municipal, un atout important;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français;
• Sens du service à la clientèle, courtoisie, discrétion et diplomatie;
• Rigueur, souci du détail, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité des renseignements traités.
Scolarité :
• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation, en archivistique ou dans une discipline pertinente, un atout;
• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat combiné à une expérience pertinente en gestion documentaire pourra être considéré, un atout;
• Diplômes d’études secondaires (DES), obligatoire.
Expérience :
• Expérience minimale de 1 à 2 ans dans un poste combinant accueil/service à la clientèle et gestion de documents ou d'archives;
• Expérience en milieu municipal, un atout.
Connaissances et habiletés :
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire;
• Aisance avec les réseaux sociaux (Facebook) et les outils de mise à jour de site Internet (aucune connaissance en programmation requise);
• Connaissance des principes d'archivistique et des règles de conservation applicables au milieu municipal, un atout important;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français;
• Sens du service à la clientèle, courtoisie, discrétion et diplomatie;
• Rigueur, souci du détail, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité des renseignements traités.
