Description de l’organisation
Le groupe IO a la vision d’une communauté où chaque personne trouve un soutien bienveillant, des ressources adaptées et des opportunités pour s’épanouir et contribuer pleinement à la vie sociale de l’Abitibi-Ouest. Sa mission est de contribuer à l’amélioration de la qualité de vie des personnes vulnérables ou marginalisées de la MRC d’Abitibi-Ouest par la pratique du travail de rue. Les objets pour lesquels l’organisme est constitué sont les suivants :

• Favoriser l’amélioration des conditions de vie des personnes vulnérables ou marginalisées par le déploiement de travail de rue sur le territoire;
• Défendre et promouvoir les intérêts des personnes vulnérables ou marginalisées;
• Poser des actions de prévention, de sensibilisation et d’éducation auprès des différents acteurs de la communauté;
• Favoriser l’inclusion sociale et la saine cohabitation en contribuant à la réduction de la stigmatisation envers les personnes vulnérables ou marginalisées;
• Promouvoir et faire rayonner la pratique du travail de rue.

Description du mandat :
Sous la supervision de la coordonnatrice, l’agent administratif / agente administrative assure la coordination des activités administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme. Le ou la titulaire du poste sera responsable, entre autres, de :

• Gérer la correspondance (courriels, appels, suivi de demandes) et assurer la circulation fluide de l’information à l’interne de l’organisation et avec les partenaires;
• Assurer la comptabilité de l’organisme et prendre en charge le suivi financier : achats, factures, commandites, redditions de comptes en lien avec les subventions et suivi budgétaire de base;
• Assurer la tenue à jour de l’agenda et du calendrier organisationnel (réunions, horaires d’équipe, vacances, déplacements, réservation) et en coordonner la logistique;
• Préparer et assurer le suivi des rencontres (CA, AGA, comités et réunions d’équipe) : convocations, logistique, prise de note, préparation et transmission des documents de suivi;
• Maintenir à jour les outils de travail, les documents administratifs et les ententes avec les fournisseurs externes (contrats, baux, politiques RH, statistiques, tableaux de suivis, bases de données,);
• Préparer et assurer le suivi des demandes de subvention et de financement, incluant la recherche de commanditaires;
• Contribuer à la communication et à la visibilité de l’organisme par la mise à jour du site web, des réseaux sociaux et autres outils de communication;
• Collaborer avec la coordonnatrice à l’élaboration de la planification stratégique et du budget annuel, et l’appuyer dans la mise en œuvre et le suivi du plan d’action;
• Collaborer à l’organisation logistique d’activités et d’événements spéciaux;
• Mettre en place et maintenir un système de classement des documents administratifs conforme aux règles de confidentialité, de conservation, de circulation et de destruction des dossiers.

Compétences recherchées :

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou une expérience pertinente dans un rôle administratif
• Excellentes aptitudes en organisation du travail
• Sens des responsabilités et grande facilité à prioriser
• Bonne maîtrise du français écrit et parlé
• Connaissance des logiciels de bureautique de la suite Office
• Autonomie, rigueur et souci du détail
• Discrétion, diplomatie et capacité à travailler en équipe
• Aptitudes en communication et aisance dans les relations interpersonnelles
• Intérêt pour le milieu communautaire et sens de la collaboration
• Connaissance des outils numériques et des médias sociaux, un atout